Avant tout, il vous faudra préparer son contenu

Parce qu'une réunion improvisée ne fonctionne pas, qu'elle risque de refléter un manque de professionnalisme et qu'en plus, vous risquez, dans le feu de l'action, d'oublier des points à traiter, il vous faudra prendre un temps de préparation.

Comment procéder ? 

1 - Quel est votre sujet ? 

Est-ce un sujet imposé, libre, à votre initiative, à l'initiative d'un groupe, de vos/votre supérieur(s) ? Vous devez être en mesure de fixer les objectifs escomptés et d’établir, à l’écrit, votre ordre du jour en listant tous les points à aborder en ce sens. Posez vous les bonnes questions, en quoi cette réunion est utile ? 

2 - Pourquoi cette réunion ? 

Qu'est-ce que j'attends de cette réunion, mais aussi, qu'est-ce que le groupe en attend ? Quel est le but profond de cette réunion ? Où souhaite-t-on aller ? Ces questions vous permettront de ne pas survoler votre sujet.

3 - Organiser son déroulé et déterminer un timing

Vous avez plusieurs points à aborder, dans quel ordre allez vous procéder ? Pourquoi ? Quel temps allez vous accorder à chaque point ? Il est bon, arrivé à ce stade, de savoir que le cerveau a une capacité de concentration continue de 25 minutes. Si vous timez votre réunion à 4h, pourquoi ne pas scinder en 4 x 1 heure ? 

4 - Où et quand ? 

Point non négligeable, au risque d'avoir un taux d'absentéïsme élevé, ou de vous retrouver dans les couloirs de votre entreprise. A vous de vous assurer de la disponibilité des participants, et de réserver votre salle.

5 - Préparez votre logistique

De quoi aurez-vous besoin ? Paper board  ? Projecteur ? Ordinateur ? Tableau blanc ? Comment allez vous disposer votre salle ? en U, en rangées, en îlots ? Faut-il prévoir des blocs notes et crayons ? 

6 - Prévoir un happy end 

Non au : "voili voilou, c'est fini, y'a quoi ce midi à la cantine ? ". Il vous faudra clôturer votre réunion. Peut-être résumer les points abordés, vérifier que personne n'ait de question, ou encore présenter brièvement le sujet de votre prochaine réunion ? 

A vous de jouer !

Après la théorie, la pratique. Prenez un temps pour déterminer votre sujet. Une fois cela en poche, vous allez remplir les colonnes de l'étagère géniale créée spécialement pour vous.

 Si vous êtes en manque d'inspiration, n'hésitez pas à choisir l'un des thèmes suivants : "choix du nouveau logo de l'agence"; " les fontaines à eau sont-elles nécessaires ?"; "modification des horaires du magasin pour période de soldes"; "télétravail, pourquoi pas nous ?". 

Vous allez voir, rien de plus simple.  

Lorsque vous serez sur la page web qui va s'ouvrir comme par magie, vous pourrez cliquer sur :     

Ainsi, vous pourrez remplir vos post'it et vous assurer que cette réunion sera la bonne !

Cliquez sur le le lien ci-dessous :

https://padlet.com/cgournaycg/ma-super-r-union-50400mebvdfbapm2 

Ensuite, vous pouvez imprimer votre padlet, vous l'envoyer par mail, l'enregistrer....